Wim Notenboom

Een portal betekent veel meer dan het ontsluiten van de backoffice

'Maes kent een eigen backoffice systeem. Dit is gebaseerd op Lotus Notes. We gebruiken het voor onder andere CRM, facturering en digitaal dossierbeheer. Dit systeem kent ook een klantomgeving waar klanten toegang hebben tot bijvoorbeeld hun permanente dossier. Als gevolg van de invoering vab SBR hebben wij besloten aansluiting te zoeken bij een bestaand portal met een SBR-functionaliteit. Sinds begin 2013 werken we met MijnAccountantsPortal. Het bood ons de mogelijkheid om de bestaande klantomgeving in Lotus Notes te koppelen. Iets wat de meeste aanbieders van standaard portaaltoepassingen nauwelijks ondersteunen.
Het sprak me ook aan dat MijnAccountantsPortal door en voor accountants is gemaakt.
Omdat wij feitelijk een bestaand portal hadden, namelijk de klantomgeving in Lotus Notes, hebben we een vliegende start kunnen maken. Een belangrijk verschil met onze oude portal is dat MijnAccountantsPortal een ‘dunne portal’is. De klant kijkt via de portal rechtstreeks in zijn dossier op het kantoor, zonder dat dit dossier nog eens elders wordt opgeslagen.  De portaltoepassing zelf bevat nauwelijks data.

Op dit moment wisselen we gegevens uit in het kader van SBR, zoals de aangiftes IB en VPB. We doen dat via de bronsystemen, omdat daarin de terugkoppeling van de Belastingdienst wordt ontvangen. Die systemen zijn nog niet in staat om ze vanuit een portal terug te ontvangen. Ik vind het wel prettig dat MijnAccountantsPortal ook een directe koppeling heeft naar Digipoort, de SBR-portal van de overheid. Pakketten die wel een export- maar geen importfunctie kennen van SBR-data, kunnen op die manier toch in de logistiek van MijnAccountantsPortal worden ingebed.

Wat de beoordeling en accordering betreft van documenten door klanten, maken we gebruik van de eigen klantomgeving van Maes. MijnAccountantsPortal fungeert hier feitelijk als een postbus naar de klant toe en vice versa.
De fiscale aangiftepraktijk verloopt bij ons via AFAS Software. Deze gebruiken we ook voor de communicatie met Digipoort. Nadat een fiscale rapportage als PDF is opgeslagen binnen het fiscale dossier van AFAS, wordt de aangifte volledig automatisch opgepakt en binnen MijnAccountantsPortal ter goedkeurig aangeboden aan de klant. De goedkeuring wordt teruggekoppeld aan het AFAS systeem, waarna de aangifte wordt verzonden naar de Belastingdienst.

We gebruiken Multivers van UNIT4 voor de boekhouding. We bekijken nu Er moet nog hoe we vanaf 2014 de BTW-aangiftes in SBR-formaat gaan verzenden: rechtstreeks vanuit MijnAccountantsportal of vanuit het bronsysteem UNIT4.  Deze beslissing hangt voor een belangrijk deel af van de vraag of de leverancier van het bronsysteem zijn software hiervoor geschikt maakt.
Op enkele ‘oude’ klanten na, die nog geen PC hebben, zijn al onze klanten aangesloten op het portaal en de de klantomgeving.
We hebben nogal wat zaken op ons verlanglijstje staan voor de toekomst. Ik noem bijvoorbeeld ''single sign on' waarbij een een gebruiker maar eenmaal hoeft in te loggen om toegang te krijgen tot alle aangesloten systemen. We willen ook graag een online salarisadministratie hebben die dan uiteraard een koppeling moet hebben naar MijnAccountantsPortal. We willen vooral de samenwerking tussen de klant en de accountants binnen een dossier verder stimuleren.
Tegen kantoren die twijfelen over de invoering van een portal wil ik zeggen: het is geen op zichzelf staande keuze. Een portal betekent veel meer dan het ontsluiten van de backoffice van een kantoor. Denk daar voldoende over na als je tenminste wilt dat een portal echt meerwaarde heeft en bijdraagt aan een betere efficiency'.

Factsheet MUS



Nieuws